Tietosuoja

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Konediili-palvelun rekisterinpitäjän virallinen yritysnimi, Y-tunnus, postiosoite ja tietosuoja-asioiden sähköpostiosoite lisätään tähän ennen palvelun julkista käyttöönottoa.

Tietosuojaa koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjälle. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa ennen tietojen luovuttamista tai muuttamista.

2. Selosteen soveltamisala

Tämä seloste koskee Konediilin verkkosivuston, käyttäjätilien, konekohteiden, ostajakutsujen, tarjousten, kauppaprosessin, ilmoitusten, asiakirjojen ja palvelun hallinnan yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme vain tietoja, jotka ovat tarpeen palvelun tarjoamiseksi, kaupanteon tukemiseksi, turvallisuuden varmistamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi.

• Tili- ja yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, yritys, Y-tunnus, käyttäjärooli ja tilin tila.
• Tunnistautumis- ja turvallisuustiedot: salasanan tiiviste, kirjautumisajankohta, salasanan palautuksen tekniset tunnisteet sekä tarpeelliset tekniset loki- ja väärinkäytösten torjuntatiedot.
• Kohde- ja myyntitiedot: ilmoitusten sisältö, kuvat, myyjän yhteystiedot, kohteen tunnistetiedot ja ilmoituksen muutokset.
• Tarjous- ja kutsutiedot: tarjouksen määrä, ajankohta ja tila, ostajakutsu, kutsun avaaminen sekä kaupanteon etenemistä koskevat valinnat.
• Kauppa- ja asiakirjatiedot: hyväksytty tarjous, varausmaksu, palvelumaksu, laskutuksen tila, peruuntumisen syy, kaupan vaihe ja kauppakirja.
• Viestintä ja ylläpito: palvelun ilmoitukset, sähköpostit, käyttäjän yhteydenotot, tukipyynnöt sekä ylläpidon tapahtuma- ja muutosloki.
• Valintatiedot: esimerkiksi ostajan valinta automaattisten kohdekutsujen vastaanottamisesta.
• Ostajaprospektien tiedot: yritys, yrityksen tai tehtävään liittyvä yhteyshenkilö, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yhteystiedon julkinen lähde, yhteydenottojen ajankohdat ja tila sekä pysyvä yhteydenottokielto.

4. Tietojen lähteet

Tiedot saadaan pääasiassa käyttäjältä itseltään sekä käyttäjän palvelussa tekemistä toimista. Kaupan toinen osapuoli voi tuottaa kaupan etenemiseen liittyviä tietoja, kuten tarjouksen hyväksynnän tai yhteisesti sovitun vaiheen vahvistuksen.

Tekniset tiedot syntyvät palvelun käytön ja tietoturvan valvonnan yhteydessä. Kaupan osapuolet voivat lisäksi tallentaa palveluun kaupan etenemistä koskevia valintoja.

Ostajaprospektin yhteystieto voidaan saada yrityksen omilta verkkosivuilta tai muusta julkisesta yrityslähteestä. Yhteystiedon lähde tallennetaan prospektilistaan ja yhteydenoton tulee liittyä vastaanottajan yrityksen toimintaan tai työtehtävään.

5. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisilla oikeusperusteilla.

• Sopimuksen täytäntöönpano ja sopimusta edeltävät toimet: käyttäjätili, tunnistautuminen, kohteiden julkaiseminen, kutsut, tarjoukset, kaupan eteneminen, asiakirjat ja asiakaspalvelu.
• Lakisääteinen velvoite: kirjanpitoon, laskutukseen, viranomaispyyntöihin sekä muun sovellettavan lainsäädännön noudattamiseen tarvittavat tiedot.
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: palvelun turvallisuus, väärinkäytösten ehkäisy, virheiden selvittäminen, oikeusvaateiden laatiminen ja puolustaminen, palvelun laadun valvonta sekä yritysasiakkuuden tarpeellinen viestintä.
• Oikeutettu etu ja sähköistä suoramarkkinointia koskevat säännöt: tarkoin rajattu ensimmäinen yhteydenotto potentiaaliseen yritysostajaan silloin, kun Konediilin kohde ja ostajaverkosto liittyvät olennaisesti yrityksen toimintaan tai vastaanottajan työtehtävään. Jokaisessa viestissä annetaan helppo mahdollisuus kieltää vastaavat yhteydenotot.
• Suostumus: vapaaehtoiset markkinointi- ja kohdekutsuvalinnat siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

6. Tietojen näkyminen käyttäjille

Myyjä näkee omat kohteensa ja niiden käsittelyyn tarvittavat tarjous- ja ostajatiedot. Ostaja näkee hänelle avatut kohteet, omat tarjouksensa ja häntä koskevan kauppaprosessin. Ostajat eivät näe muiden ostajien tarjousmääriä.

Kaupan osapuolille näytetään kaupanteon ja kauppakirjan kannalta tarpeelliset nimi-, yritys- ja yhteystiedot. Ylläpitäjät käsittelevät käyttäjä-, kohde-, tarjous-, kauppa-, laskutus- ja lokitietoja vain työtehtäviensä ja käyttöoikeuksiensa edellyttämässä laajuudessa.

Ostajaprospektien lista ja yhteydenottohistoria näkyvät vain Konediilin ylläpitäjille. Prospektit eivät näe toistensa tietoja eikä prospektille luoda käyttäjätiliä ilman hänen omaa rekisteröitymistään.

7. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Henkilötietoja voidaan käsitellä Konediilin lukuun toimivissa palveluissa, kuten hosting-, tietokanta-, tiedostotallennus-, sähköposti-, valvonta-, kirjanpito- ja asiakaspalvelupalveluissa. Palveluntarjoajille annetaan vain niiden tehtävän kannalta tarpeelliset tiedot ja käsittelystä sovitaan asianmukaisesti.

Ostajaprospektin nimi, yritys ja sähköpostiosoite välitetään tuotannossa käytettävälle sähköpostipalvelulle vain yksittäisen Konediili-viestin toimittamista varten.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle tai muulle taholle, jos laki, viranomaismääräys tai oikeusvaateen käsittely sitä edellyttää.

Tuotannossa käytettävät keskeiset palveluntarjoajat ja niiden roolit täsmennetään tähän selosteeseen ennen julkaisua.

8. Tietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Konediili pyrkii valitsemaan palveluntarjoajat, jotka käsittelevät tiedot Euroopan talousalueella. Jos tietoja siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisella perusteella, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai vakiosopimuslausekkeiden avulla. Käytetyt siirtomekanismit täsmennetään palveluntarjoajien valinnan yhteydessä.

9. Tietojen säilytys

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Säilytysaika määräytyy tiedon käyttötarkoituksen, kaupan tilan, sopimus- ja kirjanpitovelvoitteiden, oikeusvaateiden määräaikojen sekä tietoturvatarpeiden perusteella.

• Tili- ja profiilitietoja säilytetään tilin voimassaolon ajan ja tilin sulkemisen jälkeen vain niin kauan kuin keskeneräiset asiat, lakisääteiset velvoitteet tai oikeusvaateet edellyttävät.
• Kauppoihin, kauppakirjoihin, laskutukseen ja palvelumaksuihin liittyvät tiedot säilytetään sovellettavien kirjanpito- ja sopimusvelvoitteiden edellyttämän ajan.
• Päättyneiden ilmoitusten, tarjousten, kutsujen ja ilmoitusten tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun niitä ei enää tarvita palvelun, riitojen selvittämisen, turvallisuuden tai raportoinnin vuoksi.
• Turvallisuus- ja tapahtumalokeja säilytetään rajattu aika väärinkäytösten, virheiden ja oikeusvaateiden selvittämiseksi.
• Ostajaprospektien tarpeellisuus tarkistetaan säännöllisesti ja tarpeettomat tiedot poistetaan. Yhteydenottokiellon noudattamiseksi voidaan säilyttää vähimmäistieto sähköpostiosoitteesta ja kiellosta myös muun prospektitiedon poistamisen jälkeen.
• Salasanan palautuslinkki on voimassa 30 minuuttia ja vain yhden käyttökerran. Vanhentuneet ja käytetyt tunnisteet poistetaan säännöllisesti.

10. Tietoturva

Tietoja suojataan käyttöoikeuksilla, käyttäjärooleilla, salattujen yhteyksien käytöllä, salasanojen tiivistyksellä, palvelinpuolen oikeustarkistuksilla, lokituksella, varmuuskopioilla ja muilla riskiin nähden asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla keinoilla.

Täydellistä tietoturvaa ei voida taata. Havaitut henkilötietojen tietoturvaloukkaukset käsitellään ja ilmoitetaan viranomaiselle ja rekisteröidylle lain edellyttämissä tilanteissa.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytysten täyttyessä käyttäjällä on seuraavat oikeudet. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa.

• Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin ja jäljennös niistä.
• Oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua.
• Oikeus pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista silloin, kun lain edellytykset täyttyvät.
• Oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä sekä aina vastustaa suoramarkkinointia.
• Oikeus saada itse toimittamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti.
• Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa ilman, että ennen peruuttamista tehty käsittely muuttuu lainvastaiseksi.
• Oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos käyttäjä katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan lainvastaista.

12. Välttämättömät tiedot ja automaattinen päätöksenteko

Tilin luomisen ja palvelun käyttämisen yhteydessä pakollisiksi merkityt tiedot ovat tarpeen käyttäjän tunnistamiseksi, sopimussuhteen hoitamiseksi tai kauppaprosessin toteuttamiseksi. Ilman niitä kaikkia palvelun toimintoja ei voida tarjota.

Konediili ei tee käyttäjään kohdistuvia tietosuoja-asetuksen tarkoittamia yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi käyttäjälle oikeudellisia tai vastaavan merkittäviä vaikutuksia. Palvelu voi laskea tarjousten järjestyksen, mutta myyjä tekee tarjousta koskevan päätöksen itse.

13. Evästeet ja muutokset selosteeseen

Palvelu käyttää kirjautumisen, istunnon turvallisuuden ja teknisen toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä. Mahdollisista analytiikka- tai markkinointievästeistä kerrotaan erikseen ja niihin pyydetään suostumus silloin, kun laki sitä edellyttää.

Tietosuojaselostetta voidaan päivittää palvelun, palveluntarjoajien tai lainsäädännön muuttuessa. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan palvelussa tai käyttäjän sähköpostiin. Selosteen yläosassa näkyy viimeisin päivityspäivä.